Sumber
www.klikbca.com
Mengenal manajemen operasional
March 5, 2010
Mengenal manajemen operasi
Sebagian orang pasti tidak asing
lagi dengan manajemen operasional. Fisher College of Business-The Ohio State
University mendefinisikan manajemen operasional sebagai suatu pengaturan dan
pengendalian secara sistematis dari serangkaian proses yang mentransformasikan input
menjadi output (barang/jasa). Sasarannya sebenarnya sederhana saja yaitu
memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Namun pada
prakteknya ternyata proses yang harus dilalui untuk mencapai sasaran ini
sangatlah kompleks. Dalam proses transformasi menghasilkan barang/jasa yang
dimaksud ada banyak aspek, tanggung jawab, fokus, analisis, pengukuran dan
pengambilan keputusan operasional yang harus dipertimbangkan dan dikerjakan
sedemikian rupa sehingga sangat menguras energi, biaya, waktu dan pikiran. Ini
membuat setiap organisasi modern memberikan porsi yang sangat besar pada
pengelolaan manajemen operasional. Sekolah-sekolah bisnis terkemuka pun
sekarang sudah mulai membuat program dengan gelar berkonsentrasi pada operation
management.
Pentingnya manajemen operasional
meningkat sangat dramatis beberapa tahun terakhir ini. Hal ini ditandai dengan
makin ketatnya kompetisi antar perusahaan, penetrasi pasar sudah mulai meng-global,
teknologi maju tak terbendung lagi, dan yang terpenting: para pelanggan/konsumen
makin cerdas, kritis dan makin melek kualitas. Lazimnya manajemen operasional
memainkan peranan besar pada industri manufaktur, namun jaman sekarang ini
ternyata juga signifikan pada kelompok usaha trading & jasa, tidak saja
buat swasta namun juga sektor publik, tanpa memandang apakah bermotif profit
maupun non-profit.
Pengelolaan manajemen operasional
umumnya berada pada divisi operasi, quality/business process atau pada
bagian yang sejenis (namanya tidak persis sama di setiap jenis organisasi). Namun
yang jelas secara kategorial, kita bisa membagi dua peranan work-process
yang memegang kunci berhasilnya pengelolaan manajemen operasional. Pertama
kategori operational process dan kedua administrative process. Di
dalam kategori operational process biasanya terdapat kegiatan merancang,
memproduksi dan menyerahkan barang/jasa untuk pelanggan. Dari sisi fungsi
operasional, kegiatan-kegiatan ini biasa disebut product development,
manufaktur dan logistik & distribusi. Sementara itu dalam kategori administrative
process umumnya meliputi kegiatan yang tidak memproduksi output
namun tetap diperlukan untuk berjalannya proses operasional. Secara fungsional
kegiatan dalam kategori administrative process lazim disebut strategic
planning, budgeting, dan pengukuran kinerja.
Dari sisi pengelolanya, umumnya
jabatan person-in-charge yang memegang peranan biasa disebut sebagai operation
manager, quality manager, business process manager atau supply chain
manager (bisa berbeda-beda di tiap organisasi). Tugas utama mereka adalah
memonitor setiap tahapan yang dilalui oleh suatu proses dalam rangka penyediaan
barang/jasa. Lebih rinci lagi bisa dikatakan mereka adalah pihak berkompeten
yang menentukan input (peralatan, tenaga kerja, bahan baku, energi,
informasi, cara & teknik) untuk ditransformasi menjadi output
(barang/jasa) untuk memenuhi permintaan pasar. Dengan demikian peranan mereka
sangat signifikan dalam tiap organisasi.
Signifikansi peranan mereka tertuang
dalam tanggung jawab penting yang mereka pikul dan biasanya meliputi aspek human
resource management, asset management dan cost management.
Aspek human resource management menekankan pada koordinasi dan
integrasi sumber daya manusia (baik itu fungsi langsung maupun penunjang).
Aspek asset management memperhatikan dengan cermat pemanfaatan maksimal
dari gedung, fasilitas, peralatan dan persediaan bahan baku. Sementara itu
aspek cost management meliputi pengendalian biaya mulai dari pengadaan input,
proses transformasi, sampai kepada penyerahan output kepada pelanggan.
Secara garis besar fokus dari pengelolaan manajemen operasional menekankan pada
manajemen kualitas, perencanaan kapasitas, manajemen input (sumber daya) dan
proses pengadaan dan penjadwalan.
Sekarang mari kita lihat model
transformasi dalam manajemen operasional. Secara sederhana kita dapat melihat input
masuk ke dalam proses transformasi untuk menghasilkan output dan yang
turut memegang peran penting dalam lingkungan seperti supplier (penyedia
input) dan pelanggan (penerima output). Juga ada garis yang ditarik
dari output menuju input yang menggambarkan suatu umpan balik
untuk mengakomodasi persoalan kualitas, performa dan biaya.
Secara lebih rinci, di dalam input
atau bisa disebut sebagai transformed resources (sumber daya yang akan
ditransformasi) unsur-unsur yang berperan antara lain adalah bahan baku,
informasi dan pelanggan. Selanjutnya input akan masuk ke dalam proses
transformasi, di mana yang akan berperan di dalamnya selain proses itu sendiri
adalah transforming resources (sumber daya dalam proses transformasi).
Yang relevan di sini antara lain adalah staf yang ikut ambil bagian dalam
proses, fasilitas (tanah, bangunan, mesin, peralatan). Sementara dalam output
yang dihasilkan dari proses transformasi biasanya ada output yang bermanfaat
dan output limbah (waste). Yang juga menarik adalah umpan balik
yang bisa berasal dari dua sumber: internal dan eksternal. Sumber internal bisa
berupa pengujian, evaluasi dan perbaikan berkelanjutan sedangkan sumber
eksternal berasal dari masukan ataupun keluhan dari baik supplier maupun
pelanggan.
Model Tranformasi Rinci
Agar output yang dihasilkan
memenuhi sasaran manajemen operasional maka perlu dilakukan analisis output.
Agar lebih mudah dalam melakukan identifikasi mari kita lihat contoh berikut
ini. Apakah yang menjadi output utama dari bisnis Bar? Penerbit? Hotel?
Perusahaan Asuransi? Output dari Bar misalnya adalah Bir, Vodka,
Martini, Johny Walker. Output dari Pernerbit bisa berupa buku, majalah,
atau surat kabar. Bagaimana dengan Hotel? Mungkin tidak bisa langsung terlihat
seperti bisnis yang berproses menghasilkan barang. Kita bisa menyebut pelanggan
yang puas sebagai output dari Hotel. Kalau Perusahaan Asuransi? Kita
bisa menyebut pelanggan dengan resiko keuangan yang kecil sebagai outputnya.
Tapi coba mari kita pikirkan sejenak. Walaupun kita bisa mengidentifikasi
secara jelas outputnya, sasarannya tetap satu jenis saja, yaitu:
kepuasan pelanggan. Pengunjung Bar memang membeli produk minuman seperti bir
atau vodka, tapi yang lebih esensial lagi adalah kepuasan yang didapatkannya
ketika mengkonsumsi minuman itu di dalam lingkungan Bar tersebut. Di sini
kental sekali terasa integrasi dari kepiawaian mengkoordinasikan sumber daya
manusia yang dengan cepat melayani pelanggan dengan penciptaan suasana
fasilitas dalam gedung Bar seperti musik, dekorasi dan kebersihan. Singkatnya,
peranan integrasi aspek human resources dan asset management
sangatlah penting di samping pengendalian biaya sedemikian rupa agar tercipta
efisiensi di dalam prosesnya (aspek cost management).
Setelah melakukan analisis output,
kita bisa melakukan pengukuran apakah misi dari manajemen operasional sudah
dapat dikatakan berhasil atau tidak. Umumnya organisasi bermotif profit
mengukurnya dengan tingkat profit yang dihasilkan, growth yang
terjadi, dan tingkat daya saingnya dalam pasar. Sementara itu organisasi non-profit
biasanya mengukur prestasinya dari value for money atau dengan kata lain
melihat sudut pandang luasan efektifitas yang tercipta dari implementasi
program-program dengan dana yang disalurkan.
Di tengah-tengah berjalannya proses
di atas, kita akan menemui banyak keputusan-keputusan operasional yang harus
diambil. Pengambilan keputusan-keputusan ini bisa dicerna dari dua esensi yaitu
pertama berdasarkan jenisnya dan kapan akan dilakukan. Berdasarkan jenisnya,
pengambilan keputusan akan banyak ditemui dalam pengadaan sumber daya (bahan
baku dan manusia), kualitas & kuantitas barang/jasa, dan dalam proses
menghasilkan barang dan jasa. Sementara dari sisi kapan akan dilakukan,
pengambilan keputusan sangat krusial pada saat perancangan sistem, pengelolaan
sistem dan perbaikan sistem.
Agar manajemen operasional tidak
hanya sekedar memenuhi sasarannya saja, namun lebih jauh lagi memenuhi
sasarannya secara konstan dan berkelanjutan, maka setiap work-process
yang ada haruslah terdokumentasi dengan baik termasuk setiap data
masalah/problem yang timbul secara rutin dan disiplin ditabulasi untuk
keperluan analisis, kemudian penggunaan kriteria pengukuran yang memadai akan
memungkinkan manajemen mengetahui secara persis bagian atau tahapan mana yang
membutuhkan perbaikan lebih lanjut. Di samping itu melakukan review dan
kontrol secara kontinu akan membuat setiap aktifitas operasional tetap berada
dalam koridor yang benar dan sesuai perencanaan . Selanjutnya yang juga tidak
boleh dilupakan adalah integrasi dan koordinasi lintas fungsi dan kategori work-process
harus senantiasa terjaga dengan baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar